Politique de confidentialité

Intérêts légitimes

Lorsque nous traiterons vos données à caractère personnel sur la base d’un intérêt légitime, nous ne le ferons que lorsque le traitement est proportionné et limité à ce qui est nécessaire aux fins pour lesquelles elles ont été collectées à l’origine. Nous veillerons également à ce que nos intérêts légitimes ne prévalent pas sur vos intérêts légitimes en tant qu’individu.

Si vous avez déjà assisté à l’un de nos événements, souscrit à l’un de nos services ou si nous avons évalué vos intérêts en fonction de votre profession ou de votre industrie, alors, en l’absence de consentement, la base juridique sur laquelle nous avons traité vos données à caractère personnel et communiqué avec vous est un intérêt légitime. Nous avons un intérêt légitime à communiquer avec vous afin de vous donner des informations concernant les événements à venir ou nos autres services. Afin d’équilibrer nos intérêts avec les vôtres, nous prenons en considération les faits que la quantité de vos données à caractère personnel que nous traitons est minime, qu’il ne s’agit pas de données sensibles, qu’il y a un impact minimal sur la vie privée et que vous pouvez facilement refuser ou vous désabonner à tout moment.

8. Si vous ne fournissez pas vos données à caractère personnel

Lorsque nous sommes tenus par la loi de collecter vos données à caractère personnel, ou si nous avons besoin de collecter vos données à caractère personnel en vertu d’un contrat que nous avons conclu avec vous, et que vous ne les fournissez pas lorsque nous en faisons la demande, nous pourrions ne pas être en mesure d’exécuter le contrat que nous avons conclu ou que nous essayons de conclure avec vous. Cela peut s’appliquer lorsque vous ne fournissez pas les données à caractère personnel dont nous avons besoin pour vous permettre d’accéder à nos services ou à notre Site Web. Dans ce cas, nous pourrions ne pas être en mesure de vous fournir nos services ou d’accéder à notre site Web, auquel cas nous vous en informerons.

9. Combien de temps conservons-nous vos données à caractère personnel ?

Nous conservons vos données à caractère personnel conformément au droit applicable et nous ne conserverons pas vos données à caractère personnel plus longtemps que nécessaire, sauf si d’autres exigences légales ou réglementaires l’exigent ou pour nous permettre d’enquêter convenablement sur des plaintes. Si vous avez des questions concernant la conservation de vos données à caractère personnel, veuillez nous contacter en utilisant les coordonnées figurant à la section 3 de la présente Politique de confidentialité.

10. Partage des données à caractère personnel

10.1 Quand partagerons-nous vos données à caractère personnel ?

Nous ne partagerons vos données à caractère personnel avec d’autres personnes que si nous y sommes légalement autorisés. Lorsque nous partageons des données à caractère personnel avec d’autres personnes, nous mettons en place des accords contractuels et des mécanismes de sécurité afin de protéger les données à caractère personnel partagées et de respecter nos normes et obligations en matière de protection des données, de confidentialité et de sécurité. Nous pouvons partager vos données à caractère personnel lorsque :

• vous avez accepté le partage de ces informations :
  • lors de l’inscription à un événement ;
  • lors de la soumission du formulaire ; ou
  • en participant à l’un de nos événements, en particulier lors de votre venue dans les théâtres et de vos visites sur les stands ;

• vous avez accepté que nous communiquions votre nom et votre adresse e-mail avec des tiers soigneusement sélectionnés (tels que nos exposants, sponsors et partenaires) dont les produits et services peuvent vous intéresser ;
•  
• le partage des données est nécessaire pour que nous remplissions une obligation contractuelle que nous avons avec vous et/ou votre organisation ;

• si nous sommes dans l’obligation de divulguer ou de partager vos données à caractère personnel afin de nous conformer à toute obligation légale ; et/ou

• nous vendons ou transférons, ou envisageons de vendre ou de transférer, tout ou partie de nos activités, actions ou actifs à un tiers, auquel cas nous divulguerons vos données à caractère personnel à ce tiers (réel ou potentiel) dans le cadre des événements précédents (y compris, sans s’y limiter, nos investisseurs actuels ou potentiels). En cas d’acquisition ou de fusion avec une entité tierce, ou en cas de faillite ou d’événement comparable, nous nous réservons le droit de transférer, de divulguer ou de céder vos données à caractère personnel dans le cadre des événements précédents.

La liste ci-dessus n’est pas exhaustive et il peut y avoir des circonstances dans lesquelles nous avons besoin de partager des données à caractère personnel avec d’autres tiers.

10.2 Avec qui partagerons-nous vos données à caractère personnel ?

Les tiers avec lesquels nous pourrions avoir besoin de partager vos données à caractère personnel sont les suivants :

• entités de notre groupe de sociétés (liste disponible ici) ;

• exposants et sponsors d’événements auxquels vous assistez ;

• les agences de marketing qui ont réservé un stand pour le compte d’un exposant ou d’un sponsor d’un événement auquel vous participez ;

• partenaires et fournisseurs d’événements : lorsque nous organisons des événements, nous pouvons partager vos données à caractère personnel avec des prestataires de services tiers qui nous aident dans le cadre de l’exploitation et de l’administration de cet événement. Si nous organisons un événement en partenariat avec d’autres organisations, nous pouvons partager vos données à caractère personnel avec ces organisations pour utilisation dans le cadre de l’événement ;

• tiers (tels que nos exposants, sponsors et partenaires) : aux personnes dont nous pensons que vous avez un avantage à entendre parler de leurs produits et services tiers (lorsque vous avez choisi de nous communiquer votre nom et votre adresse e-mail) ;

• partenaires publicitaires : nous pouvons partager des données personnelles avec des partenaires publicitaires tiers lorsque vous utilisez notre site Web. Ces données sont utilisées pour vous fournir une publicité personnalisée en ligne et en mesurer l’efficacité et pour d’autres activités liées à la publicité ;

• tiers spécialistes du marketing par e-mail et CRM : nous pouvons partager des données personnelles avec des fournisseurs spécialisés qui nous aident à gérer notre base de données marketing et à envoyer nos communications marketing par e-mail ;

• organisations tierces qui fournissent des applications/fonctionnalités, des traitements de données ou des services informatiques : nous pouvons partager des données à caractère personnel avec des tiers qui nous aident à fournir le Site Web et à fournir, gérer et gérer nos systèmes informatiques internes. Ces tiers peuvent inclure, par exemple, les fournisseurs de technologies de l’information, les logiciels basés sur le cloud en tant que prestataires de services, la gestion des identités, l’hébergement et la gestion des sites Web, l’analyse des données, la sauvegarde des données, la sécurité et les services de stockage. Les serveurs alimentant et facilitant ces infrastructures en nuage sont situés dans des centres de données sécurisés dans le monde entier, et les données personnelles peuvent être stockées dans l’un d’entre eux. Nous pouvons également partager vos données à caractère personnel avec des prestataires de services tiers pour nous aider à réaliser des statistiques ;

• prestataires de paiement et banques : Nous pouvons partager des données à caractère personnel avec des tiers qui nous aident dans le traitement des paiements ;

• commissaires aux comptes, avocats, comptables et autres conseillers professionnels : Nous pouvons partager des données à caractère personnel avec des sociétés de services professionnels qui nous conseillent et nous assistent dans le cadre de la gestion légale et efficace de notre organisation et en relation avec tout litige dans lequel nous pourrions être impliqués ;

• tribunaux, organismes d’application de la loi ou autres organismes et agences gouvernementaux et réglementaires : Nous pouvons partager des données à caractère personnel avec des tribunaux, des organismes d’application de la loi ou d’autres organismes gouvernementaux et réglementaires ou d’autres tiers, conformément à la loi ou à la réglementation applicable ; et

• à l’occasion, nous pouvons recevoir des demandes de tiers ayant le pouvoir d’obtenir la divulgation de données à caractère personnel, telles que pour vérifier que nous respectons la loi et la réglementation en vigueur, pour enquêter sur un délit présumé, ou pour établir, exercer ou défendre des droits légaux. Nous ne répondrons aux demandes de données à caractère personnel que si nous y sommes autorisés conformément à la loi ou à la réglementation applicable.

Veuillez consulter la liste ci-dessous pour connaître les noms des sous-traitants ultérieurs spécifiques avec lesquels nous partageons vos données à caractère personnel (veuillez noter que cette liste n’est pas exhaustive et est susceptible d’être modifiée) :

11. Transferts internationaux de données à caractère personnel

Lors du traitement de vos données à caractère personnel, il nous sera parfois nécessaire de transférer vos données à caractère personnel en dehors du Royaume-Uni (« Royaume-Uni ») et/ou de l’Espace économique européen (« EEE ») à des sociétés de notre groupe et à nos prestataires de services tiers.

Dans le cadre de ces transferts, nous prendrons toutes les mesures raisonnablement nécessaires pour nous assurer que vos informations personnelles sont traitées en toute sécurité et conformément à la présente Politique de confidentialité et aux lois applicables en matière de protection des données. Il s’agit notamment de veiller à ce que :

• il existe des garanties appropriées telles que des règles d’entreprise contraignantes ou des clauses contractuelles types de protection des données entre nous ou entre nous et le destinataire ; ou

• une décision d’adéquation a été prise par le Royaume-Uni ou l’EEE (selon le cas) de sorte que le régime de protection des données dans le lieu ou la juridiction concerné(e) assure un niveau de protection adéquat des données à caractère personnel ; ou

• l’une des dérogations pour des situations spécifiques s’applique.

Si vous avez des questions concernant nos transferts internationaux de données personnelles, veuillez nous contacter en utilisant les coordonnées de la section 3 de la présente Politique de confidentialité.

12. Marketing

Comme indiqué à la section 7 de la présente Politique de confidentialité, nous pouvons vous envoyer des e-mails de marketing sur nos événements et services ainsi que des détails sur les produits et services de tiers (tels que nos exposants, nos sponsors et nos partenaires lorsque vous avez choisi de recevoir de telles communications). Si vous souhaitez vous désabonner des communications de notre part, vous pouvez vous désabonner en utilisant le lien dans nos e-mails ou en nous contactant par e-mail à dataprotection@closerstillmedia.com. [Si vous souhaitez choisir les produits à propos desquels nous vous contactons, vous pouvez mettre à jour vos préférences dans notre centre de préférences marketing [ici].]

Vous pouvez vous désabonner d’e-mails provenant de tiers en cliquant sur le lien de désabonnement dans leurs e-mails.

13. Vos droits en matière de protection des données

Vous disposez des droits suivants en ce qui concerne les données à caractère personnel que nous détenons à votre sujet.

• Le droit de faire une demande d’accès pour être informé des données à caractère personnel vous concernant que nous détenons. Si vous nous le demandez, nous confirmerons si nous traitons vos données à caractère personnel et, dans l’affirmative, nous vous fournirons une copie de ces données à caractère personnel (ainsi que certaines autres informations).

• Le droit de faire rectifier vos données personnelles dans le cas où elles seraient inexactes ou incomplètes. Si nous avons partagé vos données à caractère personnel avec d’autres personnes, nous leur ferons part de la rectification dans la mesure du possible. Si vous nous le demandez, lorsque cela est possible et licite, nous vous indiquerons également avec qui nous avons partagé vos données à caractère personnel afin que vous puissiez les contacter directement.

• Le droit de demander l’effacement de vos données à caractère personnel dans certaines circonstances, par exemple lorsque nous n’en avons plus besoin ou lorsque vous retirez votre consentement (le cas échéant). Si nous avons partagé vos données à caractère personnel avec d’autres personnes, nous leur ferons part de l’effacement dans la mesure du possible. Si vous nous le demandez, lorsqu’il nous est possible et licite de le faire, nous vous indiquerons également avec qui nous avons partagé vos données à caractère personnel afin que vous puissiez les contacter directement.

• Le droit de s’opposer à tout moment au traitement de vos données à caractère personnel, en particulier lorsque le traitement est effectué à des fins de marketing direct. Vous pouvez nous demander de cesser de traiter vos données à caractère personnel, et nous le ferons, si nous nous appuyons sur notre propre intérêt légitime ou celui de quelqu’un d’autre pour traiter vos données à caractère personnel (sauf si nous pouvons démontrer des motifs juridiques impérieux pour le traitement) ou si nous traitons vos données à caractère personnel à des fins de marketing direct.

• Le droit de restreindre le traitement de vos données personnelles. Vous pouvez nous demander de « bloquer » ou de supprimer le traitement de vos données à caractère personnel dans certaines circonstances, par exemple lorsque vous contestez l’exactitude de ces données à caractère personnel ou si vous nous opposez à ce que nous les traitions à des fins particulières. Cela ne signifie pas que nous cesserons de stocker vos données à caractère personnel, mais, lorsque nous les conservons, nous vous indiquerons si nous supprimons toute restriction que nous avons imposée à vos données à caractère personnel pour nous arrêter de les traiter ultérieurement. Si nous avons partagé vos données à caractère personnel avec d’autres personnes, nous les informerons de la restriction lorsqu’il nous est possible de le faire. Si vous nous le demandez, lorsqu’il nous est possible et licite de le faire, nous vous indiquerons également avec qui nous avons partagé vos données à caractère personnel afin que vous puissiez les contacter directement.

• Droit à la portabilité des données Vous avez le droit, dans certaines circonstances, d’obtenir les données à caractère personnel que vous nous avez fournies (dans un format structuré, couramment utilisé et lisible par machine) et de les réutiliser ailleurs ou de nous demander de les transférer à un tiers de votre choix.

• Droits relatifs à la prise de décision automatisée et au profilage. Vous avez le droit de ne pas faire l’objet d’une décision lorsqu’elle est basée sur un traitement automatique, y compris le profilage, si elle produit un effet juridique ou vous affecte de manière significative de manière similaire, à moins que ce profilage ne soit nécessaire à la conclusion ou à l’exécution d’un contrat entre vous et nous.

• Le droit de retirer votre consentement au traitement de vos données personnelles. Si nous nous appuyons sur votre consentement (ou votre consentement explicite) comme base légale pour le traitement de vos données à caractère personnel, vous avez le droit de retirer ce consentement à tout moment. Vous pouvez exercer votre droit de rétractation en nous contactant à l’aide de nos coordonnées figurant dans la section 3 ci-dessus ou en utilisant tout autre mécanisme de désinscription que nous pouvons fournir, tel qu’un lien de désabonnement dans un e-mail.

Vos droits ci-dessus peuvent être exercés en nous contactant aux coordonnées indiquées à la section 3 de la présente Politique de confidentialité. Nous pouvons exiger une confirmation de votre identité en fonction de votre demande.

Si vous avez des questions ou des réclamations concernant la manière dont nous utilisons vos données à caractère personnel, veuillez nous contacter en utilisant les informations énoncées à la section 3 de la présente Politique de confidentialité. Si vous souhaitez effectuer des réclamations ou poser des questions plus approfondies, vous avez le droit de contacter une autorité nationale de surveillance du lieu de votre résidence ou du lieu de la violation alléguée concernant de telles questions. L’autorité de contrôle de la protection des données au Royaume-Uni est le Bureau du Commissaire à l’Information et ses coordonnées sont disponibles à l’adresse https://ico.org.uk/. Pour une liste de l’ensemble des autorités de l’UE, cliquer ici.

14. Sécurité de vos données personnelles

Nous prenons des précautions pour protéger vos données à caractère personnel contre la perte, le vol et l’utilisation abusive et l’accès non autorisé, la divulgation, l’altération et la destruction par l’utilisation de mesures techniques et organisationnelles appropriées.

Notre personnel et sous-traitants (c’est-à-dire ceux qui traitent vos données à caractère personnel en notre nom) qui ont accès au traitement des données à caractère personnel et qui y sont associés sont tenus de respecter la confidentialité des données à caractère personnel. Notre personnel est également formé pour assurer un niveau élevé de sécurité.

Nous prenons des mesures pour valider régulièrement les données à caractère personnel que nous détenons afin de nous assurer que les informations sont exactes et, le cas échéant, à jour. Les informations qui ne sont plus nécessaires à des fins commerciales valides, et que nous ne sommes pas tenus de conserver en vertu d’une loi applicable, seront régulièrement détruites par des moyens sécurisés.

15. Liens et services de tiers

Notre site Web peut, de temps à autre, contenir des liens vers et depuis des sites Web de tiers. Si vous suivez un lien vers l’un de ces sites Web, veuillez noter que ces sites Web ont leurs propres politiques de confidentialité et que nous déclinons toute responsabilité à l’égard de ces sites Web ou de leurs politiques connexes. Veuillez consulter ces politiques avant de soumettre des données personnelles via ces sites Web. La présente Politique de confidentialité ne s’applique pas au traitement de vos données à caractère personnel effectué par un fournisseur tiers.

16. Notre utilisation des cookies et technologies similaires

Notre Site Web peut utiliser certains cookies, balises web, balises pixel, fichiers journaux et autres technologies. Veuillez consulter notre Politique en matière de cookies pour en savoir plus sur les cookies et autres technologies similaires que nous utilisons, les finalités pour lesquelles nous les utilisons et comment les gérer, les bloquer ou les supprimer.

17. Modifications apportées à la présente politique de confidentialité

Nous mettrons à jour la présente Politique de Confidentialité au coup par coup, afin de refléter toute modification ou modification proposée de notre utilisation de vos données à caractère personnel. Nous pouvons également apporter des modifications afin de nous conformer aux modifications apportées à la loi ou aux exigences réglementaires applicables.

Nous vous informerons par e-mail de toute modification importante apportée à la présente Politique de Confidentialité. Cependant, nous vous encourageons à consulter régulièrement la présente Politique de confidentialité afin d’être informé de la manière dont nous utilisons vos données à caractère personnel.